Comunicación efectiva

En anteriores artículos del blog ya hemos hablado de cómo ejercer el liderazgo, de como dirigir equipos y sobre la importancia y elementos de la cultura de la empresa. En el artículo de hoy vamos a hablar de  un elemento fundamental e imprescindible para ejercer un buen liderazgo, la comunicación efectiva.

La comunicación es uno de los retos más importantes para directivos, ejecutivos y mandos intermedios ya que debe haber un entendimiento del mensaje transmitido por parte de aquellos que reciben el mensaje.

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Llamamos comunicación efectiva a aquella en la que tanto el emisor como el receptor codifican un mensaje de forma equivalente permitiendo que el receptor comprende el significado y la intención del mensaje.

La persona que emite el mensaje lo debe realizar de forma clara, directa, sin que queden dudas pendientes de resolver y que no genere malos entendidos.

Así pues, se trata de un proceso en el que es tan importante lo que digo como lo que entiende mi interlocutor.

A la hora de transmitir un mensaje debemos tener en cuenta que cada persona percibe el mundo de una manera distinta y por lo tanto debemos tener este extremo en cuenta para comunicarnos con los demás.

Elementos de la comunicación

En el proceso de comunicación podemos identificar varios elementos, a saber: 

• Emisor del mensaje, se trata de la persona que elabora y transmite el mensaje.
• Receptor del mensaje, es la persona que recibe el mensaje y lo interpreta.
• Mensaje, se trata del objeto de la comunicación. Así pues, es la información o enunciado verbal que el emisor envía al receptor a través del canal de comunicación. 
• Código, que es el lenguaje determinado que se utiliza para crear el mensaje.
• Canal, se trata del medio por el que se transmite el mensaje.
• Barreras, son los obstáculos que tienen que superar los participantes de la comunicación, tales las actitudes personales, las emociones o el ruido.
• Ruido, es cualquier tipo de interferencia que afecte a alguno de los elementos que intervienen en la comunicación.
• Retroalimentación, se trata del feedback que recibimos del mensaje que hemos transmitido.
• Referente. Elemento, situación y/o suceso al que haga alusión o al que se refiere el mensaje.
• Situación. Es el contexto en el que el emisor transmite su mensaje y en el que el receptor lo recibe.

Etapas de la comunicación

Para que la comunicación sea efectiva se debe preparar con anterioridad, adquiriendo previamente conocimientos de oratoria, elaborando un plan de comunicación y teniendo en cuenta las barreras que nos podemos encontrar.

1. En la Etapa de Preparación debemos identificar a los interlocutores así como identificar el tipo de información a transmitir.
2. Por su parte en la Etapa de Transmisión debemos buscar que el mensaje sea transmitido de forma eficaz, para ello debemos tener en cuenta la claridad del mensaje, la precisión de nuestras palabras, hemos de ser objetivos y veraces. El mensaje en todo caso ha de ser oportuno y sobre todo interesante.
3. En la Etapa de Validación buscamos la retroalimentación o feedback con el fin de validad que el mensaje se ha recibido correctamente y en los términos establecidos por el emisor.

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Características de una comunicación efectiva

La principal característica de la comunicación efectiva es que el receptor o receptores reciben el mensaje exacto que el emisor quería transmitir sin dar lugar a dudas ni errores de comunicación.

Ya hemos hablado anteriormente que en toda comunicación existe un emisor y un receptor, estos son los interlocutores o personas que participan de la comunicación. Los interlocutores han de garantizar la comprensión del  mensaje, por lo que este debe ser claro y preciso. 

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Comunicación efectiva y comunicación asertiva

Para que la comunicación sea realmente efectiva el transmisor debe usar la asertividad, esto es la capacidad de defender tus ideas y derechos respetando las ideas y derechos de los demás.

Comunicación efectiva y comunicación eficaz

La comunicación será efectiva siempre que previamente haya sido eficaz, esto es, que se hayan cumplido los objetivos esperados en la comunicación.

Comunicación efectiva y comunicación afectiva

La comunicación afectiva se caracteriza por tener una especial relevancia la parte emocional.  Para que la comunicación sea afectiva se han de tener en cuenta las diferencias individuales, la asertividad y el uso de la inteligencia emocional.

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Técnicas para una Buena Comunicación

Ya hemos mencionado que para que una comunicación sea efectiva debe ser eficaz y cumplir con unos objetivos.

• Reflexión y Contexto

Antes de hablar reflexiona, piensa cual es el mensaje que quieres transmitir e intenta ponerte en el lugar de tus interlocutores (empatía).  

Es fundamental que tengas en cuenta el contexto para ello debemos saber el número de interlocutores en la sala, el lugar en el que se emitirá el mensaje, el canal, el nivel cultural de los participantes… 

Así pues, no es lo mismo una reunión en el trabajo que dar una conferencia para 3.000 personas.

• Tu no eres el protagonista

Al hablar debes tener en cuenta que los receptores son los protagonistas del momento y no tú. No te centres en ti. Para que algo se entienda bien es básico que el mensaje sea claro y conciso. Utiliza un vocabulario fácil de entender, que no sea muy técnico, enrevesado ni ambiguo.

• Tono de voz

Es de vital importancia adecuar el tono de voz al mensaje que queremos transmitir. Según el contexto en el que nos encontremos así como los objetivos que queremos alcanzar determinarán el tono de voz que debemos usar.

También es muy importante la velocidad con la que hablemos, ya que en ocasiones será necesario hablar más rápido y otras veces más despacio.

Finalmente es fundamental que la comunicación sea amena y enganche, para ello debemos alternar distintos tonos de voz y distintas velocidades al hablar.

• Empatía y Asertividad

Utiliza la empatía para ponerte en el lugar del otro cuando comunicas un mensaje.Gracias a la empatía podrás crear un clima más positivo de entendimiento y de confianza. Por otra parte parecerás más cercano a tus oyentes.

• Escucha de forma activa

Hay que tener en cuenta que es tan importante saber transmitir el mensaje como Saber Escuchar de forma activa, para esto debes mírar a los ojos de los interlocutores, asentir con la cabeza mientras te hablan a ti. La escucha activa se puede y se debe entrenar. A partir de ahora pon en práctica y entrena tu escucha activa para mejorar la comunicación efectiva.

Nunca interrumpas mientras te están hablando, espera hasta que terminen de exponerte los argumentos. Siempre que puedas sonríe.

• La mirada

Mantener el contacto visual es fundamental para comunicar, sosteniendo la mirada de manera natural y con interés, pero nunca debemos hacerlo de forma forzada o por obligación, no te quedes mirando fijamente a las otras personas ya que las puedes intimidar. 

Es muy importante que no evites el contacto visual ya que se podrá interpretar como falta de seguridad o incluso falta de sinceridad. Debes tener en cuenta que mirar hacia otro lado mientras nos hablan expresa falta de interés. Por su parte mirar hacia abajo sugiere que podemos estar mintiendo.

• Feedback

También es muy importante que te impliques al 100% en la conversación (emisión – feedback) abandonando cualquier otra actividad (como consultar el movil, el correo…) y presta atención no solo a lo que te dicen, sino a la comunicación no verbal de tus interlocutores. 

Para buscar el feedback y asegurarse que el mensaje se está entendiendo haz preguntas abiertas  tales como ¿qué piensas de…?

Por tu parte responde clara y directamente a las preguntas que te formulen, sin dar rodeos, de forma empática y asertiva.

Hacer y devolver preguntas así como parafrasear demuestra interés y ordena la conversación. Del mismo modo se genera empatía facilitando la escucha activa.

• Comunicación no verbal

En cuanto a la comunicación no verbal esta implica una comunicación con un contenido más emocional. Para ello debes observar los gestos y miradas de los interlocutores. Por tu parte debes cuidar tus gestos y mostrar una actitud positiva, esto se consigue no cruzando los brazos, mirando a los ojos… Es fundamental que tus gestos y los movimientos de tu cuerpo acompañen y se correspondan con lo que dices, para que todo tenga coherencia.

• Se positivo

Da importancia a lo positivo, y centrando la comunicación en lo que se ha hecho bien y en lo que se espera (de forma positiva). Los halagos y las frases de aprobación refuerzan el discurso a la vez que lo enriquecen. 

Es importante que evites dar órdenes, criticar o juzgar.

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Beneficios de una Comunicación Efectiva

Ya hemos visto los elementos de la comunicación efectiva así como las etapas de la comunicación y finalmente las técnicas para lograr una buena comunicación efectiva. 

Ahora vamos a analizar cuales son los beneficios de la comunicación efectiva. Como primer punto podemos destacar que en general mejora las habilidades sociales de los líderes así como de los equipos de trabajo, fomentando el desarrollo afectivo, personal, del lenguaje y del pensamiento.

Por otra parte aporta seguridad y confianza tanto al emisor como a los receptores, mejorando de esta forma la comunicación en los equipos de trabajo y por ende mejorando el clima laboral.

Otro importante beneficio a destacar es que contribuye al bienestar emocional y favorece que se estrechen los vínculos afectivos entre los miembros de la organización.

Por su parte mejora la autoestima de la persona que tiene que transmitir el mensaje, ayudando a que se exprese de forma adecuada.

Sobre el autor

Santiago Vitola

Descubre la transformación personal de la mano de Santiago Vitola, un emprendedor madrileño con una sólida experiencia en el mundo empresarial. Como destacado Coach y maestro de Mindfulness, Santiago ha dedicado años a guiar a individuos en su camino hacia el crecimiento. Su profundo conocimiento de la Ley de la Atracción y el enfoque holístico se fusionan en su destacado curso «La Ley de la Atracción».