Como organizar un evento de alto impacto

En el artículo de hoy vamos a estudiar cómo organizar un evento de alto impacto, como promocionarlo y cómo financiarlo. Este artículo está basado en mi experiencia tras organizar docenas de eventos en los últimos veinte años. Espero que te sea de gran utilidad. Te agradezco enormemente que me dejes un comentario al final del artículo.

A lo largo de este artículo explicaré tanto las cosas que he hecho bien en los eventos que he organizado así cómo las cosas de las que he aprendido importantes lecciones.

Son varios los factores que tenemos que tener en cuenta a la hora de organizar eventos de alto impacto, en el presente artículo me voy a referir a eventos empresariales, no obstante la mayoría de los puntos pueden ser aplicables a eventos personales.

Realizar un evento puede ser una gran acción comercial para una marca, pero debemos planificarlo detalladamente y no dejar nada a la improvisación.

Fases del evento

En todo evento podemos diferenciar claramente tres fases, estas son:

• El pre-evento: en esta fase encontramos la planificación del evento en función de los objetivos que pretendemos conseguir. Es en esta fase en la que debemos elegir la temática, buscar el lugar de celebración, seleccionar los mejores ponentes, diseñar el programa, contratar a los proveedores…
• Producción o desarrollo del evento: esta fase comienza el día del evento, se trata de adaptar el lugar del evento para el mismo (no debemos confundir esto con el montaje que puede comenzar varios días antes), darle las oportunas instrucciones a los proveedores. La característica principal de esta fase es que se realiza la acción del evento.
• El post-evento: en esta fase toca desmontar todo, analizar los resultados logrados, valoración del evento por parte del público y los ponentes, en general se trata de hacer un seguimiento al evento ya realizado.

A continuación vamos a ver las acciones que debemos realizar en cada una de estas fases.

Pre-evento

Como bien hemos dicho anteriormente, en esta fase tiene lugar el diseño y planificación del evento, así como la búsqueda de los mejores proveedores.

La estrategia

Cabe destacar que todo evento que se organiza debe tener un propósito, desde mi punto de vista no se trata de organizar un evento por amor al arte, más bien se organiza un evento para cumplir un objetivo. Insisto en esto ya que he visto en multitud de ocasiones empresarios y directivos empeñados en que «hay que organizar un evento» pero no es así, se trata de plantear un objetivo y analizar si la vía para lograr ese objetivo es organizar un evento.

Pueden existir muchos motivos u objetivos para organizar un evento de alto impacto, pero como quiera que sea, el fin último es aumentar tu facturación:

• Buscar posibles compradores de nuestro producto o servicio entre el público asistente al evento.
• Buscar compradores potenciales de nuestro servicio [aquí ya no hablo de productos] entre los ponentes. Esta es mi favorita.
• Buscar la notoriedad de marca con un evento noticiable que aumente nuestro branding. Esta opción puede ser útil para una gran empresa, pero es una pérdida de tiempo y recursos para una Pyme.

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Vista estas opciones, mi recomendación es que empieces determinando que pretendes conseguir con el evento y a partir de ahí comienzas a planificarlo.

La opción que más me gusta es buscar potenciales clientes entre los ponentes a los que les ofreceremos un servicio de gran calidad y personalizado para ellos. ¿Eso quiere decir que tenemos que desechar la posibilidad de venderle al público asistente? En absoluto, los asistentes pasarán a formar parte de nuestra base de datos y ya habremos impactado en ellos con un evento de gran calidad.

Si te decides por esta opción tienes que organizar el evento en torno a esta idea. En definitiva, se trata de organizar un evento a medida de los ponentes a los que queremos invitar para posteriormente establecer una buena relación profesional con ellos y ofrecerles nuestros servicios.

Por ejemplo, vamos a suponer una empresa que ofrece formación, puede invitar como ponentes a directores de recursos humanos, a presidentes de empresas… y después del evento quedar con cada uno de ellos para contarles detalladamente cuales son nuestros servicios. En cualquier caso, se trata más de abonar el terreno para establecer una relación a largo plazo, no pretendas vender a toda costa, pero tampoco pierdas de vista que tu fin último es vender.

Puede parecer una estrategia contraproducente, sin embargo, la relación que estableces con un ponente puede ser de tal calidad que te ahorre mucho tiempo. Además, en este caso, se trata de conseguir un contrato de alto importe, por lo que todo el esfuerzo habrá valido la pena.

Más adelante nos centraremos en la promoción del evento, ya que esta es fundamental para atraer el público que nos interesa.

Presupuesto

Todo evento necesita de un presupuesto, por poco que sea siempre se incurre en gastos, por ello es necesario establecer un presupuesto.

A lo largo de mi vida profesional he organizado muchos tipos de eventos, desde eventos para particulares a eventos empresariales, en cada un de ellos he manejado diferentes presupuestos. En cualquier caso, siempre he tenido que adaptar el evento a los recursos disponibles.

Lo cierto es que no es necesario grandes presupuestos para organizar un evento, sin embargo, cuanto más inviertas más calidad tendrá, por supuesto, siempre y cuando gestiones adecuadamente el presupuesto.

Los gastos pueden ser muy variables, por ejemplo, puedes organizar el evento en un emplazamiento gratuito o lo puedes organizar en un lugar caro, así pues el lugar de celebración puede ir de 0,00 € a grandes cantidades en función de la duración del mismo.

Por otra parte, soy partidario de poner un catering en los eventos, pero si lejos de poner un catering pones una barra en la que se cobren las consumiciones podrás financiar parte del evento.

Otro gasto del que no puedes prescindir es el contratar a alguien que fotografíe y filme el evento, todo el material generado te servirá para el post-evento.

Financiación

Si queremos organizar un evento en condiciones necesitamos contar con un buen presupuesto, para ello lo ideal es contar con diversas fuentes de financiación, a saber:

• Cobrar la entrada, más adelante veremos los pros y los contras de ello, pero ya te adelanto que un pro es que sirve de financiación del evento. En este caso contaríamos con una entrada general sin privilegios.
• Contar con diversos tipos de entrada en función de las cuales cuentes con unos derechos y privilegios, en este sentido un privilegio puede ser pasar un tiempo con los ponentes, asistir a una comida o tener acceso a las grabaciones del evento. Como ves las posibilidades son infinitas.
• Cobrar por fotografiarse con los ponentes, si tienes un ponente especialmente importante puedes cobrar solo por fotografiarse con ese ponente, si no tienen un ponente tan destacado puedes cobrar por fotografiarse con el grupo de ponentes. Este privilegio lo puedes ampliar con una reunión en petit comité con el ponente.
• Poner un bar para los descansos y cobrar por las consumiciones. En mi caso soy más de ofrecerlo de forma gratuita, pero es una fuente de financiación a tener en cuenta.
• La forma más interesante de financiación, pero también la más complicada de conseguir es contar con un programa de patrocinio en el que las empresas tengan ciertos derechos y privilegios, esto lo podemos integrar junto a la venta de entradas. Estos privilegios pueden ser impartir una pequeña ponencia en el evento, espacio para un stand, espacio para un roll up…

Temática

La temática del evento es determinante a la hora de la promoción ya que puede haber más o menos público interesado en dicha temática. Cuanto más especializado esté el evento más interesante puede resultar, pero evidentemente habrá menos público interesado.

Por otra parte puede existir una mayor o menor oferta de ponentes, en función del tema a tratar podrás encontrar ponentes que no tengan problema en asistir e impartir su ponencia de forma completamente gratuita, sin embargo, si el tema es muy especializado, es posible que los ponentes se dediquen profesionalmente a impartir charlas y conferencias por lo que tendrán una tarifa.

Mi consejo es hacer eventos más generales dentro de la temática del sector que te muevas. Por ejemplo, si tu empresa se dedica al marketing, organiza un evento relacionado con el marketing en general, no es recomendable que el evento se mueva en torno a un tema muy específico.

Lugar de celebración

Para mi es uno de los factores más importantes ya que la temática desde cierto punto te viene impuesto, pero el lugar de celebración dice mucho de tu empresa, especialmente si le quieres vender a los ponentes.

A mi me gusta que el lugar en el que organicemos el evento sea imponente, magestuoso y elegante, por ello he seleccionado para mis eventos lugares como la Sede de Mapfre o el Palacio de Santoña en Madrid entre otros.

Es muy cierto que el lugar en el que organices tu evento puede encarecer mucho el presupuesto, pero también es más cierto que si lo miras con tiempo y tejes una buena red de contactos puedes conseguir lugares emblemáticos por un precio irrisorio o incluso gratis.

Ponentes

Este es otro factor determinante de tu evento, en mi caso siempre busco personas de reconocido prestigio con una larga trayectoria profesional. Pero vamos a ver detenidamente este asunto que tiene miga.

En primer lugar necesitamos conseguir uno o dos ganchos, se trata de ponentes que nos sirvan para atraer otros ponentes y que sean atractivos para el público. En mi caso, uso mucho linkedin, whatsapp o el correo para invitar ponentes, raras veces uso el teléfono ya que me gusta dar información y que tengan tiempo de investigar.

En cualquier caso siempre pongo un texto parecido a este, “estimado _________, me gustaría invitarte a participar como ponente en el evento ___________, en el que participan ponentes de la talla de ___________ director de la empresa __________” […].

La correcta selección de los ponentes es fundamental ya que en gran parte la calidad de nuestro evento depende de ellos.

Precio

El precio de nuestro evento es sin lugar a dudas una de las claves a la hora de llenar la sala, si el evento es gratis será más fácil, mientras que si es de pago, evidentemente resultará más complicado.

Así pues el precio determinará:

• La calidad del público asistente.
• La cantidad de público.
• Fidelización del público.

La mayor ventaja de realizar un evento gratuito es que se apuntará más gente, incluso la que no tiene intención de asistir, por lo que aumentarás considerablemente tu base de datos. Sin embargo es un arma de doble filo ya que complica mucho la tarea de predecir cuántos inscritos asistirán.

Por otra parte, cobrar por la entrada también tiene sus ventajas, en primer lugar te permite un control más eficiente del aforo y en segundo lugar el público que asiste está más interesado y comprometido con el evento, por lo que te será más sencillo venderles.

Una ventaja importante de cobrar la entrada es que estás fidelizando al público, alguien que ya ha pagado una vez por un servicio tuyo es posible que esté dispuesto a pagar nuevamente por otro servicio más caro. Como contrapartida tiene que contarás con una base de datos menor.

En cualquier caso no pierdas nunca de vista cual es el objetivo de tu evento y el presupuesto que dispones para el mismo.

Público

Según cual sea tu estrategia y objetivo del evento, el público cobrará mayor o menor protagonismo. Como quiera que sea, cuanto más interesado esté el público en tu empresa y el producto o servicio que ofreces mucho mejor.

Lo cierto es que existen multitud de estrategias por lo que la elección del público objetivo es fundamental. En el caso de que tu estrategia sea vender a los ponentes y establecer una relación profesional con ellos, es importante llenar la sala, pasando la calidad del público a un segundo plano, sin embargo, no debemos olvidar que tenemos que causar muy buena impresión en el público, ya que, en cualquier caso, pueden ser compradores potenciales.

Programa del evento

Si hay una cuestión determinante para el éxito del evento no es otro que el programa del mismo, este estará compuesto por los ponentes, los contenidos y las ponencias en sí (duración, apoyo audiovisual, participación del público, descansos, catering…).

A lo largo de mi vida profesional he experimentado con muchos tipos de eventos y he asistido a docenas de eventos, el formato con el que me quedo de todos los que he probado personalmente es con el que más éxitos he cosechado, como no podía ser de otra manera.

Un ejemplo de este programa es el que he utilizado en los últimos eventos que he realizado, consistía en una serie de entrevistas y ponencias de corta duración con tiempo para que el público pueda hacer preguntas.

Realmente se trataba de un maratón (hablo en pasado puesto que con todo el tema de la pandemia llevo ya dos años sin organizar un evento) de ponencias y entrevistas. El motivo por el que uso este formato es que con el tiempo descubrí que es mejor dejar a la gente con ganas de más, si te pasas con el tiempo de las ponencias al final la gente se aburre. Es mejor seis horas de evento con 20 ponencias, que seis horas de evento con 4 ponencias.

Por ejemplo, en el último evento que realicé, el Foro de Liderazgo Empresarial (Febrero de 2020) comenzó a las 16.00 y terminó a las 22.30, a lo largo de esas más de 6 horas entrevisté a 10 directivos y presidentes de importantes empresas, por otra parte también hubo 9 ponencias. Todo ello intercalado con dos descansos en los que hubo un excelente catering de alta calidad y un mejor networking. Puedes leer la crónica de ese evento en este enlace.

Puedes ver otras crónicas de algunos de los eventos que he organizado en este enlace.

Soporte audiovisual y redes sociales

Vivimos en el siglo de la interacción, de las grandes pantallas en 4k, el siglo del fácil aburrimiento, de las distracciones… por ello es fundamental contar con una buena pantalla o proyector para dar soporte a las ponencias.

Personalmente opino que alguien que necesita de una presentación para dar soporte a su ponencia es que no tiene claro de lo que quiere hablar, aunque sí que es interesante proyectar algunas fotos.

En cualquier caso es fundamental contar con un community manager que mueva el evento en redes sociales y cree algunos hastags. Hay que conseguir que el evento tenga una gran repercusión.

Opción online

Hoy en día debes valorar las opciones que la tecnología te ofrece, estas son:

• Hacer caso omiso de las tecnologías y organizar un evento exclusivamente presencial, que en cualquier caso se publicaran fotos y videos en las redes sociales.
• Hacer un evento exclusivamente presencial pero grabando todas las ponencias para posteriormente publicarlas en Youtube.
• Hacer un evento mixto en el que se pueda asistir de forma presencial pero que simultáneamente se retransmita en directo por diversas plataformas.
• Organizar un evento que sea exclusivamente online sin posibilidad de asistir de forma presencial.

En la época que vivimos en las que las tecnologías están al orden del día y viéndonos afectados por las restricciones sociales derivada de la crisis sanitaria del coronavirus, es muy buena opción plantearse la retransmisión en directo del evento, restringiendo mucho el aforo presencial.

Teniendo en cuenta la situación actual que vivimos en la que estamos limitados por las restricciones derivadas por la crisis del coronavirus,

Promoción del evento

Una vez que tenemos organizados los pormenores del evento es hora de comenzar a promocionarlo. En cualquier caso, ten en cuenta que el evento estará sujeto a cambios hasta el último minuto, en cualquier momento puede surgir un imprevisto como por ejemplo que se caiga un ponente, o puede surgir cambios de última hora.

Como quiera que sea, una vez que tenemos el lugar y el día así como la temática y los primeros ponentes ya podemos comenzar a promocionarlo.

Existen distintas plataformas en las que podemos dar visibilidad, pero debemos contar con un espacio de promoción en la web de nuestra empresa. Algunos organizadores crean una web exclusiva para el evento.

Una vez lo tenemos publicado en nuestra web podemos hacer lo propio en otras webs o plataformas de promoción como Eventbrite que además nos permitirán la comercialización y gestión de entradas.

El siguiente paso consiste en publicar notas de prensa con cierta frecuencia y si es posible conceder entrevistas en programas de radio y podcast.
Finalmente debemos hacer uso de las redes sociales, en donde podremos crear una ficha para el evento y publicar el enlace de venta así como las diversas noticias que publiquemos y las entrevistas que concedamos.

Diseñar el plan de difusión del evento es una de las tareas que más tiempo te va a llevar ya que no podemos fallar, se invierte mucho tiempo en organizar un evento y muchos recursos económicos, no nos podemos permitir que nada salga mal ni que no haya suficiente aforo.

Organizar un evento se puede tornar complicado, sin embargo, su promoción tampoco es tarea fácil si no se quiere dejar en manos de la suerte.

Es recomendable comenzar la promoción del evento por lo menos un mes antes de su celebración, pero has de tener en cuenta que si el evento es gratuito, las primeras personas que se inscriban pueden fallar y no asistir.

Producción o Desarrollo del evento

Esta fase comienza en la horas previas a la celebración del evento, tenemos que revisar que todo está a punto y preparado para el correcto desarrollo del evento. Por su parte, esta etapa finalizará al terminar el evento.

Recibimiento de los ponentes y asistentes en el evento

Es importante recibir de forma adecuada a los ponentes así como al público en general, ya que cada pequeño detalle cuenta. Cuida a cada persona que participa en tu evento.

En lo que respecta al público asistente es importante que tengan fácil acceso al programa del evento, si bien es cierto que previamente ya se lo debemos haber facilitado vía mail, no está de más tenerlo impreso o contar con un código bidi a través del cual se pueda acceder al programa. Es muy recomendable contar con una zona en la que tenga fácil acceso al agua o bien les podemos dar una botella de agua a la entrada.

Cuando lleguen hay que ayudarles a sentarse de forma ordenada comenzando de adelante para atrás, pero recuerda reservar las primeras filas para los acompañantes de los ponentes. Este momento puede ser buena idea darles una bolsa promocional con contenidos propios y de los ponentes.

En lo que respecta a los ponentes lo ideal sería que pudiesen acceder a la sala desde otra puerta diferente a la de los asistentes, al llegar se les deberá facilitar una acreditación así como una botella de agua. Lo correcto es contar con una persona que los acompañe hasta su sitio y les de soporte en todo momento.

Tanto para los ponentes como para el público es importante contar con un guardarropas así como con una persona que les de las indicaciones oportunas respecto al evento.

En este sentido es recomendable contar con 3 personas que cumplan las siguientes funciones:

• Una para el primer contacto en el guardarropa que les de las instrucciones necesarias al público para llegar hasta la sala.
• Otra persona que esté en la sala para ayudar a los asistentes a sentarse, facilitarles acceso al programa, darles agua…
• Por último necesitamos una persona que esté pendiente de darle soporte a los ponentes, acompañarlos a sus asientos, darles instrucciones…

Descanso y catering

Si algo aprendí organizando eventos empresariales es que los descansos son tan importantes como los contenidos, veamos los pros y los contras de los descansos.

Los descansos son útiles para que, como su nombre indica, los asistentes puedan descansar, sin embargo es un arma de doble filo ya que también son una buena oportunidad para marcharse del evento.

Mi recomendación es que haya por lo menos un descanso cada hora y media, pero cuidado, observarás que los asistentes a los primeros 15 minutos tras el descanso se han reducido notablemente, después la sala se vuelve a llenar tanto con los asistentes que todavía no habían entrado así como de nuevos asistentes que se habían organizado para venir tras el descanso.

Otro tema importante es la duración del descansos, por ejemplo, debido al apretado programa del evento que ya he mencionado anteriormente, los descansos fueron de 15 minutos y costó mucho conseguir que la gente volviese a entrar puesto que se les hacía corto, tenían tantas ganas de ver las ponencias como de hacer networking, por ello lo ideal es que el descanso sea de entre 30 y 45 minutos.

Es recomendable que la ponencia tras el descanso sea algo de elaboración propia ya que cómo hemos visto, en los primeros minutos tras el descanso el aforo se reduce notablemente.

Fotografía y video

Después de invertir una gran cantidad de tiempo y recursos en organizar un evento de alto impacto no podemos prescindir de por lo menos una persona que se ocupe de realizar fotografías y videos de alta calidad que podamos utilizar en el post evento.

Además, a los ponentes les gusta que les facilitemos fotografías y videos de sus ponencias. También es un gancho para captar buenos ponentes el mencionar que se hará una fotografía de grupo . Es importante cumplir con ello y reservar un momento y un espacio para tal fin.

En el último evento que organicé no apareció la empresa que había contratado para realizar el soporte audiovisual del evento, por lo que pedí a algunos amigos que se encontraban entre el público que se ocupasen de realizar la documentación visual del evento, evidentemente la calidad no fue la misma que la esperada, pero me salvó los platos.

Fase post-evento

En esta fase comienza el trabajo de analizar los resultados obtenidos, trabajar sobre los ponentes y asistentes para vender nuestros productos o servicios y lanzar noticias relacionadas en periódicos y redes sociales.

Agradecimientos

Después del evento debemos enviar un correo electrónico a todos los participantes del evento, esto supone el público, los ponentes, personal de la empresa y los proveedores, por hacer posible el evento.

Encuesta de opinión

Al día siguiente del evento es un buen momento para enviar una encuesta a los asistentes así como a los ponentes.

Publicación de noticias y post

En los días posteriores al evento debemos seguir publicando en redes sociales, y periódicos. También es muy importante que publiquemos posts en el blog de la empresa.

Trabajo de ventas

Después del evento toca ponerse a trabajar, es un buen momento para poner a nuestro equipo de ventas a vender a todos aquellos que no hayan comprado durante el evento. Por supuesto, esto supone una estrategia en base a los objetivos que nos habíamos marcado.

Análisis de resultados

Una vez concluido el evento toca analizar los resultados obtenidos en base a los objetivos que nos habíamos planteado. Este análisis abarca desde el aforo hasta el gasto generado, pasando por la repercusión en redes sociales o periódicos… todo es susceptible de ser analizado.

Querido lector, espero que este artículo sobre como organizar un evento de alto impacto que he escrito con tanto cariño te sea de utilidad y que disfrutes tanto leyendo como yo escribiendo.

Sobre el autor

Santiago Vitola

Descubre la transformación personal de la mano de Santiago Vitola, un emprendedor madrileño con una sólida experiencia en el mundo empresarial. Como destacado Coach y maestro de Mindfulness, Santiago ha dedicado años a guiar a individuos en su camino hacia el crecimiento. Su profundo conocimiento de la Ley de la Atracción y el enfoque holístico se fusionan en su destacado curso «La Ley de la Atracción».